Tachograf dla Freelancera, Bez Biura Rachunkowego

Jesteś kierowcą i firmą naraz — i to są dwa różne komplety obowiązków

Największa pułapka samozatrudnienia w transporcie nie jest podatkowa. Polega na tym, że przepisy widzą dwie osoby tam, gdzie Ty widzisz jedną. Część obowiązków ciąży na kierowcy, część na przewoźniku — i oba komplety są Twoje.

• Jako kierowca odpowiadasz za obsługę urządzenia, wpisy manualne, symbol kraju i za to, żeby mieć przy sobie zapisy z wymaganego okresu.
• Jako przewoźnik odpowiadasz za pobieranie danych z karty i z pojazdu, ich przechowywanie, ewidencję czasu pracy i organizację pracy tak, żeby przepisów dało się przestrzegać.

To rozdzielenie nie jest formalnością. Za to samo zdarzenie mogą powstać dwa osobne postępowania — jedno wobec kierowcy, drugie wobec przedsiębiorcy. U kogoś zatrudnionego trafiają do dwóch różnych podmiotów. U Ciebie trafiają do jednej skrzynki.

Dobra wiadomość

Skala działa na Twoją korzyść. Jeden pojazd i jeden kierowca to komplet danych, który da się sprawdzić w kwadrans — coś, na co firma z trzydziestoma pojazdami potrzebuje systemu i osobnego stanowiska.

Kwadrans w miesiącu, w stałym dniu: pobrać, sprawdzić ciągłość okresu, odłożyć plik. Wykonane konsekwentnie, zamyka praktycznie wszystko, o co zapyta kontrola — i jest najtańszą polisą, jaką ma do dyspozycji jednoosobowa firma transportowa.

Co robić, gdy zleceniodawca planuje trasę, która się nie mieści

Sytuacja typowa dla freelancera i najtrudniejsza, bo formalnie to Ty jesteś przewoźnikiem — więc to Ty odpowiadasz za organizację pracy, nawet jeśli w praktyce trasę ułożył ktoś inny.

Dlatego kolejność działania jest tu inna niż u kierowcy na etacie i sprowadza się do jednej zasady: powiedzieć zawczasu i na piśmie. Wiadomość ze konkretem — ile czasu jazdy zostało, o ile trasa przekracza — zajmuje minutę i przenosi rozmowę tam, gdzie może coś zmienić: przed wyjazd.

Czego nie robić: nadrabiać po drodze. Nadrabianie kończy się punktami, a punkty są Twoje osobiście — i idą razem z kategoriami C i C+E, czyli z całym warsztatem pracy.

Zapamiętaj

Samozatrudnienie w transporcie to nie jest prostsza wersja pracy na etacie. To ta sama praca plus obowiązki firmy — i większość problemów bierze się z tego, że drugiej połowy nikt nie pokazał na starcie.

Czego nie da się zlecić księgowej

Biuro rachunkowe policzy podatki i składki. Nie pobierze za Ciebie danych z tachografu i nie odpowie za ich brak — to nie mieści się w usłudze księgowej i zwykle nikt tego wprost nie mówi.

Trzy rzeczy zostają po Twojej stronie, choćbyś zlecił wszystko inne:

• Terminowe pobranie karty i pojazdu. Nikt nie przypomni; pamięć urządzenia nadpisze się bez ostrzeżenia.
• Przechowywanie oryginalnych plików. Nie raportów — plików.
• Ewidencja czasu pracy. Osobny obowiązek, który istnieje niezależnie od tego, że dane gdzieś są.

Dlatego u samozatrudnionego najlepiej sprawdza się jedna data w miesiącu, wpisana do kalendarza jak przegląd. Nie dlatego, że przepis tak mówi, tylko dlatego, że nie ma nikogo, kto by przypomniał.

Częste pytania freelancera