Tachograph-Leitfaden für selbstständige Fahrer

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Ausnahmen vom Fahrpersonalrecht sind nicht der OUT-Modus

Eine Verwechslung, die Selbstständigen regelmäßig teuer wird, weil sie plausibel klingt. § 1 Abs. 2 BKrFQG nimmt bestimmte Fahrten von der Qualifikationspflicht aus — etwa Fahrten zu Prüfzwecken, Notfalleinsätze oder Beförderungen von Material, das der Fahrer zur Ausübung seines Berufs verwendet, sofern das Führen des Fahrzeugs nicht die Haupttätigkeit ist.

Damit ist aber keine Aussage darüber getroffen, ob das Kontrollgerät zu bedienen ist. Der OUT-Modus ist etwas völlig anderes: Er kennzeichnet Fahrten außerhalb des Anwendungsbereichs der Sozialvorschriften, und ob eine Fahrt dorthin gehört, entscheidet sich nach eigenen Regeln.

Praktisch heißt das: Eine Fahrt kann von der Qualifikationspflicht ausgenommen sein und trotzdem vollständig aufzeichnungspflichtig. Wer die beiden Ausnahmen gleichsetzt und pauschal auf OUT stellt, produziert eine Lücke im Zeitraum, die später niemand erklären kann — und die als Lücke deutlich schlechter dasteht als eine ehrlich aufgezeichnete Fahrt.

Die Anfahrt zum Fahrzeug ist keine Ruhezeit

Ein Punkt, der bei Selbstständigen mit wechselnden Standplätzen regelmäßig übersehen wird und Wochen im Nachhinein zu langen Wochen macht. Nach Artikel 9 der VO (EG) 561/2006 gilt die Fahrt zu einem Fahrzeug, das sich weder am Wohnsitz noch an der Betriebsstätte befindet, nicht als Ruhezeit — unabhängig davon, ob Sie dabei selbst am Steuer sitzen oder mitfahren.

Das trifft genau die Konstellation, die im Einzelbetrieb häufig ist: Das Fahrzeug steht beim Kunden, in der Werkstatt oder auf einem fremden Hof, und die Anreise wird als freier Vormittag verbucht. Rechnerisch ist sie das nicht, und im Nachhinein lässt sich daran nichts mehr ändern.

Die Konsequenz für die Planung ist klein und wirksam: Anreisen mitdenken, bevor die Woche steht — nicht erst dann, wenn die Auswertung zeigt, dass die tägliche Ruhezeit nicht mehr hineinpasste.

Der gute Teil: bei einem Fahrzeug ist alles überschaubar

Die Größe arbeitet hier ausnahmsweise für Sie. Ein Fahrzeug und ein Fahrer ergeben einen Datenbestand, der sich in einer Viertelstunde prüfen lässt — wofür ein Betrieb mit dreißig Fahrzeugen ein System und eine eigene Stelle braucht.

Vier Dinge genügen, und alle sind einmalig einzurichten:

• Ein fester Tag im Monat zum Auslesen von Karte und Massenspeicher.
• Ein Ort, an dem die Originaldateien nach Zeiträumen geordnet liegen.
• Drei Daten im Kalender — Fahrerkarte, Weiterbildung, § 57b — mit Erinnerung zwei Monate vorher.
• Eine Viertelstunde monatlich für die Frage, ob der Zeitraum lückenlos ist.

Das ist alles. Bei einem Fahrzeug passt die gesamte Compliance in diese vier Punkte — und genau deshalb ist es ärgerlich, sie am Fehlen eines einzigen davon zu verlieren.

Wenn der Auftraggeber eine Tour plant, die nicht passt

Für Selbstständige die schwierigste Lage, weil formal Sie der Unternehmer sind — und damit für die Organisation der Arbeit einstehen, auch wenn die Tour jemand anders gelegt hat.

Deshalb ist die Reihenfolge hier eine andere als beim Angestellten: vorher sagen und schriftlich. Eine Nachricht mit der konkreten Zahl — wie viel Lenkzeit bleibt, um wie viel die Tour darüber liegt — dauert eine Minute und verlegt das Gespräch dorthin, wo es noch etwas ändern kann: vor die Abfahrt. Was Sie nicht tun sollten, ist unterwegs aufholen.

Kurz gefasst

Selbstständigkeit im Transport ist nicht die einfachere Form der Anstellung. Sie ist dieselbe Arbeit plus die Pflichten eines Betriebs — und die meisten Probleme entstehen daraus, dass niemand die zweite Hälfte zu Beginn gezeigt hat.

Zwei Rollen, zwei getrennte Pflichtenkataloge

Die größte Falle der Selbstständigkeit im Transport ist keine steuerliche. Sie besteht darin, dass das Recht zwei Personen sieht, wo Sie eine sehen. Ein Teil der Pflichten trifft den Fahrer, ein anderer den Unternehmer — und beide Kataloge sind Ihre.

• Als Fahrer verantworten Sie die Bedienung des Geräts, manuelle Nachträge, das Ländersymbol und dass Sie die Aufzeichnungen des vorgeschriebenen Zeitraums mitführen.
• Als Unternehmer verantworten Sie das Auslesen von Fahrerkarte und Massenspeicher, die Aufbewahrung, die Arbeitszeitnachweise und die Organisation der Arbeit so, dass die Vorschriften überhaupt einhaltbar sind.

Diese Trennung ist keine Formsache. Aus einem Vorgang können zwei getrennte Verfahren entstehen — eines gegen den Fahrer, eines gegen den Unternehmer. Bei einem Angestellten gehen sie an zwei verschiedene Adressaten. Bei Ihnen landen beide in demselben Briefkasten.

Sie fahren, wir sichern die Daten

Selbstständig zu sein ist schwer genug. Der Erfolg im modernen Transportwesen hängt nicht nur von den gefahrenen Kilometern ab, sondern vom professionellen Management der Daten dieser Kilometer. TachoTools bietet Ihnen die Technologie großer Unternehmen zu einem für Einzelunternehmer fairen Preis.