Inspecciones de Transporte en la Empresa: Qué Revisan y Cómo Prepararse

Las inspecciones de transporte en la empresa representan uno de los mayores riesgos financieros y legales para las flotas profesionales. A diferencia de un control en carretera, estas inspecciones de oficio permiten a la administración analizar meses de actividad, detectar patrones de incumplimiento y evaluar la diligencia real de la empresa en la custodia y análisis del tacógrafo.

Muchas sanciones muy graves no se originan por una infracción puntual de conducción, sino por una deficiente gestión interna de los datos, la pérdida de archivos .DDD o la ausencia de controles preventivos. En esta guía técnica explicamos qué revisa la inspección, qué documentación exige y cómo evitar la pérdida de la honorabilidad empresarial.

¿Qué es una inspección de transporte en empresa?

Es una actuación administrativa, a menudo vinculada al Plan de Inspección de Transporte por Carretera, en la que se auditan los registros de actividad, la organización del trabajo y el cumplimiento de los tiempos de conducción y descanso durante un periodo prolongado.

Mientras que en carretera se revisan los últimos 28 días (56 días tras la aplicación total del Paquete de Movilidad), en sede empresarial la autoridad puede requerir hasta 12 meses de actividad completa.

Marco Legal y Régimen Sancionador

Las inspecciones se fundamentan en un marco jurídico estricto que afecta tanto a la seguridad vial como a la competencia desleal:

• Reglamento (CE) 561/2006: El pilar sobre tiempos de conducción y descanso.
• Reglamento (UE) 165/2014: Regula los requisitos técnicos del tacógrafo digital e inteligente.
• LOTT y ROTT: Definen las sanciones en España, que pueden alcanzar los 4.001€ por infracciones muy graves.
• ROTT 2026: La futura normativa que reforzará la digitalización del control de flotas.

¿Qué documentación es obligatoria presentar?

Ante un requerimiento de la Inspección de Transporte, la empresa debe aportar de forma inmediata y organizada:

• Ficheros de datos: Archivos .DDD de los conductores y archivos .TGD de los vehículos.
• Justificantes de actividad: Certificados de actividades para periodos donde no consten registros en el tacógrafo.
• Registros de descarga: Pruebas de que las descargas se realizaron en los plazos legales (28 días conductores / 90 días vehículos).
• Documentación laboral: Contratos de trabajo y registros de jornada, especialmente en casos de exención o conducción sin tacógrafo.

Los errores que "disparan" las multas

El análisis masivo de datos que realiza la administración busca incoherencias sistemáticas:

• Conducciones sin tarjeta: Movimientos del vehículo no justificados por ningún conductor.
• Falta de registro de fronteras: Incumplimiento del registro manual de cruce de países, clave tras el nuevo reglamento.
• Solapamientos de actividad: Un mismo conductor figurando en dos vehículos simultáneamente.
• Manipulación: Detección de errores de sensor o intentos de bloquear la señal del tacógrafo.

Preparación Proactiva: El uso de herramientas de control

La mejor defensa ante un inspector es demostrar que la empresa dispone de un sistema de control preventivo. No basta con descargar los datos; hay que analizarlos.

Mediante el uso de una App para tacógrafo profesional, los gestores pueden recibir alertas en tiempo real sobre excesos de conducción, permitiendo corregir el comportamiento del conductor antes de que la infracción se consolide en el registro de 12 meses.

¿Cómo ayuda TachoTools en una Inspección?

TachoTools actúa como un "pre-inspector". Al subir tus archivos de tacógrafo a nuestra plataforma, obtienes:

• Auditoría completa: Identificación de infracciones bajo los mismos algoritmos que usa la administración.
• Informes de subsanación: Documentación técnica para alegar o justificar errores de registro.
• Control de plazos: Avisos automáticos para asegurar que ninguna descarga quede fuera de los límites legales.

Conclusión: Del miedo al cumplimiento

La inspección de transporte en la empresa no debe ser motivo de pánico si existe una cultura de cumplimiento digital. La clave no es la ausencia de errores, sino la capacidad de la empresa para demostrar que monitoriza, forma y corrige a sus trabajadores conforme a la LOTT.