Plazos de Descarga del Tacógrafo: Guía de Cumplimiento 2026

No descargar los archivos del tacógrafo dentro del plazo legal es una de las infracciones más fáciles de detectar por las autoridades durante una inspección de empresa. A diferencia de un exceso de conducción diario, que puede justificarse por causas excepcionales, el incumplimiento de los plazos de descarga sugiere una falta de control estructural, lo que dispara automáticamente el Índice de Reiteración de Infracciones (IRIE).

En el marco de la Orden FOM/1190/2005, las empresas son custodias legales de la actividad de sus conductores. Ignorar estas fechas no solo conlleva multas económicas, sino que puede resultar en la pérdida de datos vitales para la defensa jurídica de la flota.

Obligaciones Legales: ¿Qué y cuándo descargar?

La normativa establece dos ciclos de descarga diferenciados para asegurar que la memoria cíclica de los dispositivos no elimine registros antiguos. Es responsabilidad del gestor de transporte garantizar que los archivos .DDD se extraigan según este calendario:

Supuestos de Descarga Obligatoria Inmediata

Existen situaciones extraordinarias donde los plazos de 28 y 90 días quedan anulados, siendo obligatoria la descarga inmediata de los datos:

• Cese de relación laboral: Al abandonar el conductor la empresa, debe realizarse una última descarga de seguridad.
• Transferencia del vehículo: Antes de vender, alquilar o dar de baja un camión, los datos de la unidad deben ser extraídos.
• Caducidad de tarjeta: Antes de renovar el documento físico del conductor.
• Requerimiento oficial: Cuando la Inspección de Transporte solicite los datos en el marco de una auditoría.

Sanciones y Cuantías según la LOTT

La Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT) tipifica la falta de datos como una infracción grave o muy grave. El coste de un olvido administrativo puede ser devastador:

• Inexistencia de archivos: Multas de hasta 2.001€ por cada tarjeta o vehículo cuyos datos no se presenten ante la inspección.
• Plazos vencidos: Aunque se presenten los datos, si la fecha de descarga supera los límites legales, la sanción suele oscilar entre los 601€ y 1.000€.
• No conservación (1 año): La empresa debe custodiar los archivos durante 365 días. La pérdida accidental de estos archivos se sanciona con hasta 4.001€.

Prevención Proactiva con TachoTools

Depender de avisos en el móvil o de la memoria del personal de tráfico es un riesgo operativo alto. TachoTools transforma el cumplimiento normativo en un proceso automático y seguro:

• Semáforo de Cumplimiento: Visualice instantáneamente qué conductores están en zona roja (plazo próximo a vencer).
• Alertas Automatizadas: Reciba notificaciones por email antes de que expire el plazo de los 28 o 90 días.
• Custodia en la Nube: Almacenamiento redundante de sus ficheros durante el periodo legal obligatorio de un año, accesibles desde cualquier lugar.
• Validación de Archivos: El sistema comprueba la firma digital de los archivos para asegurar que son válidos ante la Administración.

Diferencia entre Custodia de Transporte y Custodia Fiscal

Es un error común pensar que tras un año los datos pueden borrarse. Mientras que la normativa de transporte exige un año de custodia, la **normativa fiscal y laboral** recomienda mantener estos registros durante 4 años para justificar dietas, horas extras y cotizaciones ante posibles inspecciones de la Seguridad Social o Hacienda. TachoTools le permite mantener este histórico de forma organizada y segura.