Lohnabrechnung, Spesen & VMA im Transportwesen
Vergütungsleitfaden 2026: Technisches Handbuch zur Berechnung steuerfreier Pauschalen, Nachtzuschläge und MiLoG-Konformität.
Werden Ihre Spesen auf der Lohnabrechnung korrekt berechnet?
Der entscheidende Faktor ist der Datenabgleich: Ihre Abrechnung muss zu 100 % mit den Aufzeichnungen Ihrer Fahrerkarte übereinstimmen.
Viele Berufskraftfahrer in Deutschland verlieren monatlich bares Geld durch falsch kalkulierte Nachtzuschläge oder nicht berücksichtigte **Verpflegungsmehraufwände (VMA)**. Im Jahr 2026 müssen steuerfreie Spesen durch digitale Belege oder die GNSS-Daten des .DDD-Files rechtfertigbar sein. Vorsicht bei Kilometerpauschalen: Diese sind in Deutschland zur Umgehung des Mindestlohns illegal und werden vom Zoll (FKS) durch den Abgleich von Kilometerständen und Bruttolohn streng sanktioniert.
Schnelle Lösung: Nutzen Sie einen Kartenleser, um Ihren Tätigkeitsbericht zu erstellen und ihn mit den VMA-Sätzen (kleine/große Spesenpauschale) auf Ihrem Lohnschein zu vergleichen.
Kapitel 1: Anatomie der Fahrer-Lohnabrechnung 2026
Die Gehaltsstruktur im deutschen Güterkraftverkehr ist durch das Zusammenspiel von steuerpflichtigem Lohn und steuerfreien Zuschlägen geprägt. Um Betriebsprüfungen durch das Finanzamt zu vermeiden, müssen drei Blöcke sauber getrennt sein:
1.1. Steuerpflichtiger Bruttolohn
Dazu gehören der Grundlohn, Leistungszulagen und Überstunden. Diese bilden die Basis für Ihre Rentenansprüche und die Frührente.
1.2. Steuerfreie Zuschläge & Spesen
Hierzu zählen Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sowie der **Verpflegungsmehraufwand**. Diese Beträge dienen dem Aufwandsersatz und werden vom Finanzamt mittels Audit der Fahrzeugdateien auf Plausibilität geprüft.
| Lohnart | Natur | Sozialabgaben? | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Grundlohn | Entgelt | JA | Arbeitsvertrag / MiLoG |
| Spesen (VMA) | Aufwand | NEIN* | Länderkennung im Tacho |
| Nachtzuschlag | Zulage | NEIN** | Lenkzeit 23:00 - 06:00 |
| Fahrgeld | Indemnisation | Teilweise | Pendlerstrecke Wohnung-Depot |
Kapitel 2: VMA-Berechnung und die Gefahr illegaler Kilometerprämien
Spesen sind kein Gehaltsextra, sondern dienen der Deckung von Mehrkosten für Verpflegung. Im Jahr 2026 nutzt die Finanzverwaltung automatisierte Schnittstellen, um GNSS-Positionsdaten der Smart Tachographen V2 mit den abgerechneten Spesen abzugleichen.
2.1. Kilometergeld: Ein hohes Risiko
Die reine Bezahlung nach gefahrenen Kilometern ist in Deutschland faktisch unzulässig, wenn dadurch der Mindestlohn unterschritten wird oder Anreize für Geschwindigkeitsübertretungen geschaffen werden. Wenn Ihr Arbeitgeber „pro Kilometer“ abrechnet, muss dieser Betrag zwingend als steuerpflichtiger Lohn ausgewiesen werden. Als Spesen getarntes Kilometergeld führt bei einer Zollprüfung zur Nachversteuerung und hohen Bußgeldern für beide Seiten.
Kapitel 3: Nachtarbeit und Bereitschaftsvergütung 2026
Ein häufiger Streitpunkt sind die **Bereitschaftszeiten** (z. B. Warten an der Rampe). Laut Arbeitszeitgesetz müssen diese vergütet werden. Der Tachograph registriert dies über das „Quadrat-Symbol“.
Fehlen im System die korrekten manuellen Nachträge für Wegezeiten oder sonstige Arbeiten, kann die Lohnbuchhaltung diese Stunden nicht rechtssicher abrechnen, was zu einer direkten Minderung Ihres Nettoverdienstes führt.
Wichtig: Das EU-Mobilitätspaket & Mindestlohn
Bei Entsendungen (z. B. Kabotage in Frankreich oder Dänemark) haben Sie Anspruch auf den dortigen Mindestlohn, falls dieser höher ist als in Deutschland. TachoTools analysiert die Grenzübertritte in Ihrer .DDD-Datei automatisch, um diese Differenzbeträge für Ihre Abrechnung zu ermitteln.
Kapitel 4: So prüfen Sie Ihre Abrechnung mit TachoTools
Ökonomische Transparenz beginnt bei der Hoheit über Ihre eigenen Daten. Unsere Plattform ermöglicht Fahrern ein digitales Lohn-Audit:
- Lesen Sie Ihre Fahrerkarte alle 28 Tage aus.
- Laden Sie die Datei in unser Analyse-Portal hoch.
- Prüfen Sie die Summe der Nachtstunden und Sonntagsarbeit.
- Gleichen Sie die Anzahl der Kalendertage mit VMA-Anspruch (ab 8h Abwesenheit) ab.
- Nutzen Sie den PDF-Bericht als Grundlage für Rückfragen bei der Lohnbuchhaltung.
TachoTools Meinung: Bruttolohn schlägt "Netto-Tricks"
Wir sehen oft Fahrer, die lieber 2.800 € „bar auf die Hand“ durch überhöhte Spesen bekommen statt eines hohen Grundlohns. **Das ist ein fataler Fehler für Ihre Altersvorsorge.**
Bei Arbeitsunfällen oder in der Rente zählen Spesen NULL. Bestehen Sie darauf, dass Nachtzuschläge und Überstunden als Lohnbestandteile dokumentiert werden. Der Tachograph ist Ihr Zeuge: Die .DDD-Datei beweist jede Minute Arbeit vor dem Arbeitsgericht.
MiLoG-Check
Unterschreitet Ihr reiner Stundenlohn (ohne Spesen) den gesetzlichen Mindestlohn 2026? Wenn ja, ist die Abrechnung rechtswidrig.
Rechtstipp
Unterschreiben Sie Lohnabrechnungen bei Unstimmigkeiten nur „unter Vorbehalt“. Fordern Sie die Tätigkeitsauswertung Ihres Arbeitgebers zum Vergleich an.
Lohn-Kontrolle
Ermitteln Sie Nachtstunden und VMA-Tage aus Ihrer .DDD-Datei in Sekunden.
Wissensdatenbank
Selbstständig?
Als selbstständiger Fahrer mit eigenem LKW ist die korrekte Dokumentation der Spesen als Betriebsausgabe überlebenswichtig für Ihre Einkommensteuererklärung.
Unklarheiten bei der Abrechnung?
TachoTools liefert Ihnen die exakte Tätigkeitsübersicht, um Ihren Lohn und Ihre Spesen rechtssicher zu prüfen.