Intelligente Wirtschaftlichkeitskontrolle für Flotten

Zum Mitnehmen

Kostenkontrolle beginnt mit sauberen Daten. Wer Zeiten, Spesen und Verstöße automatisch auswertet, spart Geld an drei Fronten gleichzeitig.

Die Grenze, an der Spesen aufhören, billig zu sein

Spesen gelten im Betrieb als der günstige Teil der Personalkosten: Was innerhalb der Pauschbeträge erstattet wird, ist beim Fahrer steuerfrei. Genau deshalb wird gern etwas draufgelegt, wenn es beim Grundlohn eng wird. Das funktioniert — bis zu einer Grenze, und die kennt kaum jemand, der sie in der Praxis überschreitet.

Alles, was über den Pauschbetrag hinausgeht, ist Arbeitslohn. Nicht „Spesen plus“, nicht „Zulage“ — Arbeitslohn, mit allem, was daran hängt. Das Einkommensteuergesetz lässt dafür allerdings einen Ausweg zu, und der ist im Fernverkehr relevant genug, um ihn zu kennen.

Die 100-Prozent-Regel des § 40 EStG

Nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG darf der Arbeitgeber Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen pauschal mit 25 Prozent versteuern — allerdings nur, soweit sie die gesetzlichen Pauschbeträge um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen. Anwendbar ist das bei Auswärtstätigkeit von mehr als acht Stunden und an den An- und Abreisetagen einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung.

Übersetzt in den Alltag: Der Betrag, den man obendrauf legen kann, ohne in die normale Lohnversteuerung zu rutschen, ist genau so hoch wie die Pauschale selbst. Wer darüber hinausgeht, hat keinen Spielraum mehr — dann greift der individuelle Steuersatz des Fahrers, und die Rechnung sieht plötzlich ganz anders aus als die, mit der die Zulage kalkuliert wurde.

Warum das eine Kostenfrage ist und keine Steuerfrage

Für die Kalkulation ist das der entscheidende Punkt: Dieselbe Auszahlung kostet den Betrieb je nach Einordnung Unterschiedliches. Ein steuerfrei erstatteter Euro kostet einen Euro. Ein Euro, der als Arbeitslohn eingeordnet wird, kostet den Betrieb mehr als einen Euro und kommt beim Fahrer als weniger als ein Euro an. Zwischen diesen beiden Welten liegt keine graue Zone, sondern eine Zahl.

Wer also Routen und Fahrerprofile miteinander vergleicht, vergleicht nicht nur Beträge, sondern Kostenarten. Eine internationale Tour mit hohen Auslandssätzen kann für den Betrieb günstiger sein als eine Inlandstour mit einer freiwilligen Zulage obendrauf — obwohl die Auszahlung höher ist. Das sieht man in keiner Kilometerstatistik. Man sieht es nur, wenn Abwesenheitszeiten, Ländersätze und Zulagen in derselben Auswertung liegen.

Die drei Zahlen, die eine Spesenauswertung liefern sollte

• Was steuerfrei erstattet wurde — der Teil, der wirklich nur einen Euro kostet.
• Was darüber liegt und noch pauschalierbar wäre — der Spielraum, den man hat und meist nicht kennt.
• Was darüber hinausgeht — der Teil, der als Arbeitslohn läuft und die Kalkulation verschiebt.

Betriebe, die diese Aufteilung sehen, treffen andere Entscheidungen — nicht weil sie sparen wollen, sondern weil sie zum ersten Mal wissen, welcher Euro was kostet. Alles davor ist eine Summe unter der Zeile „Reisekosten“, und darüber lässt sich nicht steuern.

Warum „Reisekosten“ als Kostenstelle zu grob ist

In den meisten Buchhaltungen läuft alles, was mit der Tour zu tun hat, unter einer Position. Das ist bequem und kostet Steuerungsfähigkeit, denn unter dieser einen Zahl liegen Beträge mit völlig unterschiedlichem Verhalten: Ein Teil ist gesetzlich gedeckelt und ändert sich nur, wenn das Ministerium die Tabelle anfasst. Ein anderer Teil ist eine freiwillige Entscheidung des Betriebs. Und ein dritter ist eine Folge davon, wie die Touren geplant wurden.

Diese drei reagieren auf völlig verschiedene Maßnahmen. Wer die Summe senken will und nicht weiß, welcher Teil wie groß ist, kürzt fast zwangsläufig an der falschen Stelle — meistens an der freiwilligen Zulage, die am schnellsten spürbar ist und beim Fahrer am meisten Vertrauen kostet.

Vier Kennzahlen, die aus denselben Daten fallen

• Abwesenheitsstunden je Tour. Die Grundgröße. Sie erklärt, warum zwei Touren mit gleicher Kilometerzahl unterschiedlich teuer sind — Standzeit an der Rampe kostet Pauschale, ohne einen Meter zu fahren.
• Anteil der Auslandstage. Er verschiebt den Durchschnittssatz pro Tag deutlich stärker als jede Zulage, und er lässt sich in der Tourenplanung beeinflussen.
• Nächte im Fahrzeug gegenüber Nächten im Hotel. Zwei ganz verschiedene Kostenprofile, und der Unterschied taucht nirgends auf, wenn beides als „Übernachtung“ gebucht wird.
• Anteil der gekürzten Tage. Er zeigt, wie oft Verpflegung gestellt wurde — und ob die Kürzung im Betrieb überhaupt angewandt wird. Steht diese Kennzahl konstant bei null, obwohl Hotels gebucht werden, ist das keine gute Nachricht, sondern ein Prüfungsrisiko.

Der Vergleich, der sich lohnt: Fahrer gegen Fahrer, Route gegen Route

Interessant wird eine Spesenauswertung erst, wenn sie vergleicht. Zwei Fahrer auf derselben Relation mit spürbar unterschiedlichen Spesensummen sind selten ein Abrechnungsfehler — meistens fahren sie unterschiedlich früh los, stehen unterschiedlich lange und kommen an anderen Tagen zurück. Das ist eine Aussage über die Disposition, nicht über die Buchhaltung.

Genauso bei Relationen: Eine Route, die regelmäßig um Mitternacht in einem teuren Land steht, kostet dauerhaft mehr als eine, die eine Stunde früher die Grenze passiert. Ob sich eine Umplanung lohnt, ist eine Rechenaufgabe — aber sie lässt sich überhaupt nur stellen, wenn die Zahlen nach Tag, Ort und Fahrer aufgeschlüsselt vorliegen und nicht als Monatssumme.

Das ist der eigentliche Ertrag einer automatisierten Spesenberechnung: nicht die eingesparte Stunde in der Buchhaltung, sondern die Tatsache, dass eine der größten variablen Kostenpositionen im Fuhrpark zum ersten Mal steuerbar wird, statt nur bezahlt zu werden.